Sonora.ID – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur kini tengah melakukan pemusnahan arsip fisik yang telah berusia lebih dari satu dekade, dengan tujuan mengurangi beban penyimpanan dan meningkatkan efisiensi.
Menanggapi hal tersebut, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim Rasman Rading, ia menyatakan bahwa langkah ini tak hanya diperlukan secara administratif, tetapi juga sejalan dengan upaya memperkuat digitalisasi dokumen, memastikan data penting tersimpan aman dan mudah diakses di era digital.
"Pemusnahan dokumen arsip itu memang harus dilakukan karena, daripada menumpuk dan menjadi beban bagi OPD, lebih baik dimusnahkan dengan tetap mengacu pada aturan yang ada," ujar Rasman, Selasa (05/11/2024).
Baca Juga: Dispora Kaltim Tingkatkan Fasilitas Melalui Renovasi Menyeluruh pada Stadion Utama Palaran
Ia menambahkan bahwa pemusnahan arsip ini dilakukan sejalan dengan upaya memperkuat digitalisasi dokumen.
"Dengan adanya digitalisasi, dokumen yang penting tidak akan hilang begitu saja. Dalam hal ada permasalahan hukum, kita bisa dengan mudah mencari dokumen tersebut, karena dokumen tersebut bernilai mahal pada saat-saat tertentu," lanjutnya.
Rasman menjelaskan bahwa arsip yang dimusnahkan merupakan dokumen dari periode 2005 hingga 2011. Sebelumnya, arsip-arsip ini belum terdigitalisasi, sehingga kini Dispora Kaltim tengah berupaya mengonversi semua data penting agar tersimpan dalam bentuk digital.
"Dokumen yang tidak diperlukan secara fisik memang dimusnahkan, tetapi data digitalnya tetap disimpan. Pemusnahan ini mempertimbangkan efisiensi, karena kalau sudah tidak diperlukan lagi, tidak perlu disimpan dan hanya akan membebani kita," jelasnya.
Dengan langkah ini, Dispora Kaltim berharap dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip serta mempermudah akses dokumen penting di masa mendatang melalui sistem digital yang lebih terorganisir. (Adv / Dispora Kaltim)