Sonora.ID - Berikut ini adalah cara membuat nomor surat dan penjelasan lengkap dengan contoh penomoran suratnya. Semoga bermanfaat.

Sebuah surat formal biasanya harus menyertakan nomor surat.

Nomor surat tidak boleh sembarangan ditulis. Setiap huruf dan angka yang ada di nomor surat memiliki kode dan arti tertentu.

Dalam Buku Pedoman Umum Organisasi dan Administrasi Rukun Warga Rukun Tetangga oleh Wahono Sumadiono,  nomor surat digunakan untuk mengetahui surat yang telah dikeluarkan, kode surat merupakan klasifikasi masalah yang disampaikan, tahun digunakan untuk mengetahui tahun pembuatan surat.

Adapun fungsi pembuatan nomor surat yaitu:

• Untuk memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
• Untuk mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan serta memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isi.
• Untuk memudahkan sekretaris dalam melanjutkan penomoran untuk surat yang akan dibuat berikutnya
• Menjadi referensi dalam surat-menyurat pada masa yang akan datang atau juga untuk tahap-tahap pengembangan komunikasi penawaran berikutnya.

Bagaimana cara membuat nomor surat formal? Berikut ulasannya.

Baca Juga: 4 Contoh Surat Tugas Resmi untuk Berbagai Jenis Keperluan, Lengkap!

Cara Membuat Nomor Surat dan Contoh Penulisannya

Setiap surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi selalu disertai dengan penomoran surat. Ada beberapa komponen yang termuat di dalam surat yang harus diperhatikan. Berikut contoh dan penjelasannya:

Nomor: 030/M2/LMJ/XI/2010

• 030 = nomor surat
• M2  = Kode divisi atau jenis surat perusahaan yang mengeluarkan surat. Misalnya untuk divisi marketing. surat jenis perjanjian, administasi umum, dan kepanitiaan.
• LMJ = Kode surat yang menerangkan nama perusahaan
• XI   = Bulan surat dibuat
• 2010   = Tahun surat dibuat

Secara umum, pemberian nomor surat pasti mencakup lima komponen di aras.

Meski demikian, ada bermacam variasi nomor surat sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh instansi atau organisasi masing-masing.

Terkadang nomor surat tidak mencantumkan kode bulan dan tidak menuliskan kode jenis surat.

Setiap instansi atau organissi berhak membuat sistem atau aturan penomoran surat dimana sistem tersebut bebas dilakukan sepanjang tidak keluar dari aturan umum sistem penomoran surat, berupa kode angka/hurud dan singkatan-singkatan.

Untuk kode bulan, umumnya ditulis dengan menggunakan huruf Romawi dari bulan Januari sampai Desember yaitu dengan Kode I-XII. 

Untuk tahun kalender, ditulis lengkap dan tidak boleh disingkat.

Contoh penomoran surat resm:

Nomor 024/KP.2.2/IV/2015

Arti dan tujuan kodenya adalah sebagai berikut:

024  = artinya nomor seri surat dikeluarkan, yang artinya surat tersebut adalah surat yang ke 24

KP.2.2 = artinya surat tersebut berisi tentang surat pengantar pembuatan KTP baru karena pemohon telah berusai 17 tahun

IV = artinya surat tersebut dikeluarkan pada bulan April

2015: surat dikeluarkan pada tahun 2015

Kode surat dapat ditentukan dengan singkatan berikut:

Surat Keputusan = SKep

Surat Keterangan = Sket

Surat Edaran       = SEd

Surat Kuasa        = SK

Surat Ijin Kegiatan = SIK

Surat Undangan    = UND

Baca Juga: Contoh Surat Keterangan Pindah Sekolah, Lengkap dengan Formatnya

Demikian ulasan mengenai cara membuat nomor surat dan penjelasan lengkap dengan contoh penomoran suratnya. Semoga bermanfaat.

Baca berita update lainnya dari Sonora.ID di Google News.