• Isi Subjek Email

Penting sekali untuk mengisi subjek email karena bagian tersebut adalah hal pertama yang biasanya orang baca ketika menerima email.

Anda dapat mengisi bagian ini dengan menulis tujuan mengirim surat elektronik tersebut, misalnya, Permintaan Pengadaan Barang.

• Tulis Salam Pembuka

Tulis salam pembuka dengan bentuk sapaan yang formal, contohnya, ‘Yang terhormat…, Halo…, Dear Mr….’

Sebagai tambahan informasi, ada baiknya untuk tidak menyingkat nama orang kecuali sudah mendapatkan izin sebelumnya.

• Gunakan Tanda Baca dengan Tepat

Pastikan bahwa Anda telah menggunakan tanda baca dengan tepat supaya pesan atau makna yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar oleh penerima.

Sebaiknya, untuk tidak menggunakan tanda seru (!) dalam bisnis lantaran tanda tersebut sedikit bernilai negatif.

• Gunakan Kata-Kata yang Umum dan Sesuai Kaidah

Selain tanda baca, pastikan pula bahwa kata-kata yang digunakan adalah kata-kata yang umum, baku atau sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku.

• Jelaskan Tujuan di Badan Surat

Anda wajib untuk mencantumkan dan menjelaskan tujuan mengirim surat tersebut di bagian badan email.

Contohnya, Anda ingin mengundang penerima surat untuk menjadi pembicara di sebuah seminar. Maka Anda perlu menjelaskan dengan rinci mengenai nama acara, tujuan, tanggal, waktu, dan lainnya.

• Gunakan Font Standar

Gunakan jenis font standar yang mudah dibaca seperti Arial, Calibri, dan Times New Roman. Jangan berinisiatif untuk menggunakan font yang bagus, tetapi susah dibaca oleh orang lain. 

• Jangan Masukkan Humor

Dalam surat yang bersifat formal, hindari untuk memasukkan lelucon atau humor. Hal ini karena belum tentu lelucon tersebut dapat diterima dengan baik oleh si penerima.

• Koreksi Kembali Pesan Sebelum Dikirim

Sebelum mengirim email tersebut Anda wajib untuk mengoreksinya kembali. Periksa dengan teliti karena kesalahan yang sepele bisa menjadi tolak ukur karakter seseorang.

Baca Juga: 25 Contoh Kalimat Pembuka Email dalam Bahasa Inggris, Formal dan Singkat

Baca berita update lainnya dari Sonora.id di Google News.