Sonora.ID – Customer Service atau CS adalah departemen yang berinteraksi langsung dengan konsumen dan mewakili perusahaan dalam hal kepuasan atas pelayanan yang diberikan.

Itulah sebabnya divisi ini bisa dibilang memerankan bagian penting dalam operasional sebuah perusahaan.

Maka dari itu, menjadi seorang customer service bukanlah tugas yang mudah, dibutuhkan berbagai keterampilan mumpuni agar dapat menjawab pertanyaan peganggan dengan sigap.

Nah, untuk Anda yang tertarik ingin bekerja sebagai Customer Service, berikut berbagai informasi terkait pengertian, tugas Customer Service, hingga skill yang dibutuhkan yang penting untuk diketahui.

Pengertian Customer Service

Pengertian Customer service atau dikenal dengan CS adalah sebuah layanan yang ditawarkan oleh perusahaan untuk para customer, baik sebelum atau sesudah membeli produk atau jasa.

Baca Juga: 6 Kesalahan saat Ingin Ganti Profesi Kerja yang Bikin Keuangan Merosot 

Pekerjaan customer service sendiri memiliki banyak fungsi dan juga peran di dalam perusahaan.

Namun secara keseluruhan, terdapat dua fungsi utama bagi customer service, yaitu sebagai humas terdepan, dan menciptakan kultur perusahaan yang positif.

Tujuan CS adalah memberikan kenyamanan sehingga pengalaman mereka bertransaksi menjadi lebih baik dan berharap memenuhi ekspektasi mereka.

Costumer Service yang optimal bisa dibilang menjadi kunci kesuksesan perusahaan.

Sebab CS bertugas memberikan kepuasan kepada pelanggan yang ingin mendapatkan informasi mengenai barang/jasa yang ditawarkan.

Makanya, bertambahnya pelanggan baru dan kembalinya pelanggan lama sedikit banyak dipengaruhi dari kualitas customer service.

Bentuk dari CS pun semakin beragam seiring berkembanganya zaman. Jika CS dulu diasosiasikan dengan telepon, sekarang banyak sekali website yang menawarkan layanan CS dengan chat.

Tak hanya itu, CS juga bisa dilakukan lewat email, SMS, bahkan media sosial.

Tugas Customer Service

job description dan tugas  customer service bisa berbeda-beda, tergantung pada industri dan bidang pekerjaannya.

Akan tetapi secara umum, berikut tugas dan job description seorang customer service:

• Merekrut pelanggan potensial dengan cara merekomendasikan barang atau jasa dan menjelaskan bagaimana produk perusahaan dapat menguntungkan mereka.
• Berkomunikasi dengan klien dan pelanggan mengenai pengalaman mereka menggunakan produk atau jasa dari perusahaan.
• Menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki pelanggan tentang produk dan layanan perusahaan.Membantu pelanggan membuat akun baru dan mencatat informasi akun dalam bentuk tertulis atau digital.
• Melakukan pemesanan produk atau jasa yang diminta oleh pelanggan.
• Mendengarkan keluhan pelanggan agar dapat mengidentifikasi penyebab masalah.Memberikan tanggapan yang tepat untuk masalah pelanggan dan berusaha menyelesaikannya dengan cepat dan tepat. Lalu, menyampaikan kasus ke manajemen apabila diperlukan untuk penyelesaian.
• Mengelola dan memperbarui informasi akun keuangan secara rutin menggunakan software tertentu. Mengantisipasi kebutuhan pelanggan, menindaklanjuti keluhan pelanggan sebelumnya untuk menawarkan pemesanan ulang, layanan tambahan, atau solusi lainnya.

Skills yang Dibutuhkan Customer Service

Menjadi customer service tentu harus memiliki skills pendukung. Berikut beberapa skills yang harus dimiliki seorang customer service:

1. Respek

Respek atau rasa hormat adalah hal paling pertama dalam menjadi seorang customer service.

Anda harus membuat para customer merasa menjadi seseorang yang sangat penting dan juga memberikan pelayanan dengan tulus.

Secara sederhana, respek dapat dikaitkan juga dengan pemilihan kata seperti: maaf, tolong, dan terima kasih.

Meskipun semua customer tak selalu benar, tetapi seorang customer service harus dapat menanganinya dengan profesional.

Kritik-kritik yang diberikan oleh customer bisa menjadi bahan pembelajaran untuk meningkatkan kedepannya.

Baca Juga: 10 Contoh Soft Skill yang Dibutuhkan dalam Dunia Kerja untuk Menunjang Karier

2. Komunikasi

Kemampuan dalam berkomunikasi dengan baik saat bekerja dengan pelanggan merupakan skills utama yang harus dimiliki oleh customer service.

Apabila terjadi miskomunikasi, maka bisa membuat pelanggan kecewa dan frustasi terhadap pelayanan yang kamu berikan.

3. Pengetahuan tentang produk

Customer service yang bisa dikatakan sukses apabila memiliki pengetahuan yang cukup mendalam mengenai tata cara kerja suatu produk atau layanan perusahaan mereka.

Tanpa mengetahui dengan dalam mengenai produk dan layanan milik perusahaan, maka kamu tentu akan kesulitan saat membantu pelanggan yang mengalami masalah.

4. Manajemen waktu

Customer service yang sukses harus tahu bagaimana memecahkan masalah pelanggan secara efektif.

Karena itu membutuhkan manajemen waktu yang baik. Memiliki kemampuan ini juga memungkinkan kamu mengidentifikasi kapan kamu tidak bisa membantu pelanggan, sehingga kamu bisa mereferensikan pelanggan ke pihak lain yang bisa membantu.

5. Persuasi

Terkadang customer service juga harus menghadapi situasi di mana produk atau layanan perlu ditawarkan kepada pelanggan.

Dalam situasi ini, keterampilan persuasif yang baik diperlukan untuk meyakinkan pelanggan bahwa produk perusahaan kamu berharga.

6. Kesabaran

Dalam menjadi customer service, kesabaran sangatlah dibutuhkan karena tidak jarang klien atau pelanggan akan mengajukan banyak pertanyaan, marah dengan peristiwa yang dialaminya, meminta pengulangan instruksi, dan masih banyak lagi.

Untuk menjaga percakapan tetap pada jalurnya, customer service perlu ramah dan memberikan pelayanan yang positif.

7. Empati

Interaksi yang terjadi mungkin dimulai dengan seseorang yang frustrasi atau tidak bahagia.

Penting bagi customer service untuk memahami dan mengidentifikasi perasaan orang lain agar mampu berkomunikasi sesuai dengan perasaan orang tersebut.

8. Problem solving

Skill selanjutnya yang wajib dimiliki oleh seorang CS adalah problem solving alias kemampuan menyelesaikan masalah.

Seorang CS harus bisa memberikan solusi yang tepat dan cepat kepada pelanggan yang melakukan komplain.

CS harus bisa memberikan solusi terbaik yang menguntungkan pelanggan sekaligus perusahaan.

Pelanggan yang merasa terbantu akan merasa puas dan tidak jarang kembali lagi untuk membeli atau menggunakan produk yang ditawarkan perusahaan.

Baca berita update lainnya dari Sonora.id di Google News.

Baca Juga: 10 Pekerjaan Aneh dengan Gaji Selangit, Ada yang Dibayar Buat Tidur!