Sonora.ID – Sesuai namanya, surat undangan merupakan surat yang ditulis untuk mengundang orang ke acara tertentu.

Ada banyak contoh surat undangan yang bisa kamu jadikan referensi untuk berbagai keperluan, misalnya saja contoh undangan rapat.

Dalam suatu perusahaan maupun organisasi, kegiatan rapat sangat perlu dilakukan karena merupakan bentuk musyawarah untuk mencapai suatu kesepakatan tertentu.

Rapat biasanya ditujukan untuk membahas perencanaan dan kebijakan seputar perusahaan.

Adanya surat undangan rapat berfungsi untuk mengetahui kalau dalam waktu dekat akan dilaksanakan rapat bersama anggota lainnya.

Baca Juga: 4 Contoh Surat Tugas Resmi untuk Berbagai Jenis Keperluan, Lengkap!

Selain itu, surat undangan ini juga menandakan bahwa rapat yang digelar nanti adalah hal penting dan wajib diikuti.

Umumnya surat undangan dirilis oleh perorangan atau suatu instansi seperti sekolah, perusahaan, kantor kedinasan, hingga organisasi.

Format surat undangan rapat harus resmi dan memakai bahasa baku, sedangkan struktur penulisannya sama seperti surat pada umumnya, terdiri atas pembuka, isi, dan penutup.

Supaya lebih paham lagi, berikut format surat undangan rapat yang baik dan benar.

• Kepala surat atau kop surat
• Nomor surat
• Tanggal surat
• Hal atau perihal
• Lampiran
• Alamat surat
• Salam pembuka
• Isi surat
• Salam penutup
• Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan si pembuat surat
• Tembusan (jika diperlukan)

Contoh Undangan Rapat

Setelah memahami apa itu surat undangan rapat serta format penulisannya, berikut beberapa contoh undangan rapat yang bisa dijadikan referensi.

Contoh 1

24 Maret 2021
Nomor         : A/144/10.22.000-01/BEM
Lampiran    : 5 (lima) lembar
Perihal         : Undangan rapat penyusunan kebijakan Manajemen Talenta Nasional

Yth. staf bidang pembinaan kepegawaian

Dengan hormat,

Dalam rangka pelaksanaan proses penyusunan kebijakan tentang Manajemen Talenta Nasional, diperlukan perspektif bersama lintas sektoral, khususnya pada sektor pemerintahan daerah. Oleh karena itu, bersama ini dengan hormat kami mengundang Saudara atau pejabat yang ditunjuk yang menangani bidang pembinaan kepegawaian sebanyak 3 (dua) orang untuk hadir pada Rapat Koordinasi Penyusunan Kebijakan Manajemen Talenta Nasional dengan tema “ASN Berkelas Dunia: Indonesia Membangun Manajemen Talenta Nasional”, yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal    : Senin, 29 Maret 2021
Waktu                : Pukul 10.00 WIB – selesai (dimohon untuk hadir sesuai jadwal yang tertera)
Tempat              : Hotel Mulia Senayan, Jalan Asia Afrika Senayan, Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10270

Untuk konfirmasi kehadiran, dapat menghubungi Alif Gibran (082145823649). Kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya mengingat pentingnya kehadiran Saudara untuk rapat ini.

Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih

Deputi SDM Aparatur

Contoh 2

PT GDHR Jaya Abadi

Jalan Kayu Rotan No. 99, Bintaro Tengah, Tangerang Utara

Telp/Fax: 021-987654

Email: gdhrjayaabadi@smail.com

Tangerang Barat, 18 Mei 2022

Nomor: 0129/URPS/MB/IV/2022

Lampiran: –

Hal: Undangan Rapat Pemegang Saham

Yth.

Ibu Vina Colada, M.M., Ph.D

CEO PT Piscok Jewelry 

di Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya Rapat Pemegang Saham Tahunan (RPST) perusahaan PT  GDHR Jaya Abadi, kami bermaksud mengundang Ibu untuk dapat menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal  : Jumat, 27 Mei 2022

Waktu             : 14.00 WIB – 16.00 WIB

Tempat           : Ballroom The Ritz-Carlton Jakarta, Pacific Place, SCBD, Jakarta Selatan

Demikian surat ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya acara rapat ini, maka kami sangat mengharapkan kehadiran Ibu.

Atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, 

CEO PT GDHR Jaya Abadi

Baca Juga: 5 Contoh Penulisan Alamat Surat yang Benar, Ini Hal yang Perlu Diperhatikan

Contoh 3

Contoh 4

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Universitas Jambi

Nomor: 117/UN21.24/LL/2017
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat Senat

Yth
Anggota Senat Universitas Jambi
di Jambi

Dengan hormat,

Melalui surat ini Kami mengundang dan mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu dalam rapat Senat Universitas Jambi, yang akan dilaksanakan pada:

Hari dan tanggal: Jum'at, 11 Agustus 2017
Pukul: 09.00 WIB s/d selesai
Tempat: Ruang Rapat Senat Gedung Rektorat Lantai 3
Agenda: Pembahasan dan Persetujuan Renstra Universitas Jambi Tahun 2015-2019

Demikian atas kehadiran Prof/Bapak/Ibu/Saudara/i tepat pada waktunya Kami ucapkan terima kasih.

Ketua Senat,

Prof H Johni Najwan, S.H, M.H, Ph.D

Contoh 5

 

Baca berita update lainnya dari Sonora.id di Google News.

Baca Juga: 3 Contoh Surat Referensi Kerja yang Profesioan dan Menunjang Karier!