Sonora.ID - Dalam membuat pertunjukan musik, diperlukan berbagai persiapan yang matang agar acara berjalan dengan lancar. Berkaca dari berbagai perhelatan, masih ada gig atau acara yang kurang memanjakan para penontonnya.

Namun, hal itu tak terjadi pada Prambanan Jazz Festival yang dibesarkan oleh promotor bernama Anas Alimi. 

Melalui siniar BEGINU bertajuk “Senjata Utama Penyelenggaraan Event” yang dapat diakses melalui spoti.fi/3rWSrxx, Anas memberikan beberapa faktor kesuksesan sebuah event. Pria ini juga berbagi sudut pandangnya mengenai perkembangan promotor di Indonesia.

Lantas, apa saja hal penting yang perlu dipersiapkan jika ingin menyelenggarakan music event yang sukses? Dilansir Eventbrite, berikut adalah hal yang perlu disiapkan.

1. Ketahui target audiens

Sebelum menentukan pengisi acara, kita perlu mengetahui target audiens agar tepat dalam memilih konsep. Jika gig ingin menyentuh para penikmat musik K-Pop, artinya kita perlu mencari tahu grup mana yang sedang digandrungi.

Baca Juga: 5 Kasus Pembunuhan Berencana di Indonesia yang Menggemparkan

Untuk mengetahuinya, kita juga bisa melakukan survei pada komunitas grup idola tersebut. Jika perlu, kumpulkan data sebanyak-banyaknya agar sesuai dengan jumlah target audiens.

2. Tetapkan tujuan acara

Setelah mengetahui target audiens, kita perlu menetapkan tujuan acara. Misalnya, jika ingin menggelar konser K-Pop, artinya kita mau membantu para penggemar bertemu idola mereka.

Dari situ, kita bisa memberikan fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Tahap ini cukup penting sebab banyak promotor yang justru abai dengan fasilitas untuk para penonton saat hari-h.

Setelah itu, buatlah rencana matang dengan mempertimbangkan jumlah audiens dan keuntungan. Itu sebabnya, diperlukan anggaran matang yang mencakup biaya sewa venue dan peralatan, gaji staf, promosi, biaya artis dan fasilitasnya, hingga biaya tak terduga.

3. Pemilihan tempat

Jika anggaran telah dibuat, kita perlu melakukan survei sebelum memilih venue. Pemilihan tempat dapat dikatakan cukup krusial karena ini juga akan menentukan jumlah audiens dan stage layout.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih tempat. Pertama pengaturan tempat. Jika kita memiliki anggaran lebih untuk menyewa kursi dan membangun panggung, pilihlah venue kosong.

Kedua adalah kelengkapan fasilitas. Misalnya, kelengkapan fasilitas untuk mengatur sound, lighting, dan perangkat lainnya. Ketiga adalah pastikan venue dapat menampung jumlah audiens yang diharapkan.

Baca Juga: Aiman dan Kisahnya dalam Memberikan Pendidikan Seksual pada Anak

Keempat adalah lokasi. Pilihlah venue yang ramah transportasi umum dan memiliki fasilitas parkir yang memadai. Terakhir, ada baiknya juga memilih venue yang memiliki ruang lebih sebagai tempat tunggu dan tempat menjual booth makanan.

4. Rekrut staf yang kompeten

Saat berbicara soal event, sumber daya manusia sangat diperlukan. Sebab, sebelum, saat, dan sesudah acara berlangsung dibutuhkan manpower yang tak sedikit.

Untuk memastikan acara berlangsung lancar, kita perlu merekrut staf kompeten yang memang ahli di bidangnya. Terlebih, jika ia memegang jabatan yang krusial.

Nantinya, diharapkan orang tersebut mampu memberikan arahan dan pengajaran yang jelas kepada para volunteer.

5. Tentukan pengisi acara

Tahap terakhir ini adalah yang paling penting sebab pengisi acara bisa memengaruhi jumlah audiens. Jika sudah memiliki target audiens, buatlah beberapa pilihan pengisi acara.

Jangan lupa pula sesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

Ingin tahu lebih lanjut bagaimana Anas berhasil menyelenggarakan Prambanan Jazz Festival? Dengarkan sekarang juga hanya melalui siniar BEGINU di Spotify.

Kalian bisa mengakses episodenya melalui tautan https://spoti.fi/3rWSrxx.