1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang
2. Disempurnakan (EYD).
3. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
4. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif serta mudah dipahami konteksnya.
5. Tidak menggunakan bahasa implisit melainkan menggunakan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.
6. Di dalam surat selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
7. Surat biasanya dilengkapi dengan stempel atau cap khusus untuk beberapa kondisi tertentu,
8. Surat juga dilengkapi dengan bagian salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan.

Baca Juga: Urutan Surat Juz 30 dalam Al Quran Lengkap denganJumlah Ayat

Struktur Surat Dinas

1. Kepala Surat (Kop Surat)

• Logo Institusi atau perusahaan
• Nama Institusi atau perusahaan
• Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan

2. Nomor Surat

Setiap lembaga, institusi atau perusahaan yang mengajukan surat, harus mengisi nomor surat. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.

3. Tanggal Surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal surat. Hal ini berguna sebagai informasi kapan surat itu dibuat.

Baca Juga: 9 Contoh Surat Niaga dan Penjelasannya dalam Bisnis

4. Lampiran atau hal

Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang mendukung isi surat.

5. Alamat Tujuan

Alamat yang diberikan dalam surat resmi berisi alamat tujuan yang lengkap, sehingga mempermudah dalam proses pengiriman.

6. Salam Pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian yang tentunya pasti ada dalam suatu surat baik surat resmi maupun tidak. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, jelas, dan tidak bertele-tele

Baca Juga: 10 Keutamaan Surat Al Waqiah: Amalkan Jika Ingin Pintu Rezeki Terbuka!