Sonora.ID- Berikut ini adalah ulasan tentang apa saja ciri ciri surat dinas serta apa yang menjadi struktur, fungsi, dan contohnya.

Surat dinas atau yang sering kita sebut dengan surat resmi, merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh suatu lembaga atau instansi resmi tertentu.

Surat dinas biasanya berfungsi sebagai sarana komunikasi secara tertulis kepada pihak lain, dapat berupa orang pribadi kepada lembaga atau instansi dan sebaliknya.

Namun karena surart dinas itu bersifat resmi dan berbeda dengan surat pribadi, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum membuat sebuah surat dinas.

Pertama; ciri ciri dari surat dinas yang membedakan surat dinas dengan surat jenis lainnya, kedua; bagaimana struktur surat dinas, ketiga; apa saja fungsi dari surat dinas, dan keempat apa contoh dari surat dinas.

Jika kalian sudah mengetahui dan mempelajari empat hal tersebut, maka kalian akan meminimalisir kesalahan dalam penulisan surat dinas.

Baca Juga: 25 Contoh Kalimat Pembuka Surat Lamaran Pekerjaan yang Singkat & Tepat

Lantas apa saja  ciri ciri surat dinas serta apa yang menjadi struktur, fungsi, dan contohnya tersebut? Dilansir dari gramedia.com, simak ulasannya berikut ini:

Ciri Ciri Surat Dinas

Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang
2. Disempurnakan (EYD).
3. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
4. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif serta mudah dipahami konteksnya.
5. Tidak menggunakan bahasa implisit melainkan menggunakan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.
6. Di dalam surat selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
7. Surat biasanya dilengkapi dengan stempel atau cap khusus untuk beberapa kondisi tertentu,
8. Surat juga dilengkapi dengan bagian salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan.

Baca Juga: Urutan Surat Juz 30 dalam Al Quran Lengkap denganJumlah Ayat

Struktur Surat Dinas

1. Kepala Surat (Kop Surat)

• Logo Institusi atau perusahaan
• Nama Institusi atau perusahaan
• Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan

2. Nomor Surat

Setiap lembaga, institusi atau perusahaan yang mengajukan surat, harus mengisi nomor surat. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.

3. Tanggal Surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal surat. Hal ini berguna sebagai informasi kapan surat itu dibuat.

Baca Juga: 9 Contoh Surat Niaga dan Penjelasannya dalam Bisnis

4. Lampiran atau hal

Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang mendukung isi surat.

5. Alamat Tujuan

Alamat yang diberikan dalam surat resmi berisi alamat tujuan yang lengkap, sehingga mempermudah dalam proses pengiriman.

6. Salam Pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian yang tentunya pasti ada dalam suatu surat baik surat resmi maupun tidak. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, jelas, dan tidak bertele-tele

Baca Juga: 10 Keutamaan Surat Al Waqiah: Amalkan Jika Ingin Pintu Rezeki Terbuka!

8. Salam Penutup

Tidak hanya salam pembuka, namun salam penutup dalam surat juga sangat penting. Salam penutup yang baik menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Dalam bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.

10. Tembusan

Salinan atau bisa juga disebut tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin dikirimkan oleh pihak lain.

11. Inisial (Kode Singkatan Nama)

Merupakan tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini memiliki fungsi agar ketika terjadi kekeliruan maka pimpinan akan mudah dapat mengecek dan mengembalikan kepada yang membuat agar segera diperbaiki.

Baca Juga: 3 Surat Alquran untuk Orang Sakit, Jadi Penawar agar Cepat Sembuh

Fungsi Surat Dinas

• Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
• Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen cetak dimana isinya bisa dipertanggungjawabkan.
• Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi berisi tentang langkah-langkah kerja atau suatu keperluan tertentu.
• Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi atau lembaga.
• Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika tiba tiba diperlukan. Hal ini yang biasanya membuat surat dinas diarsipkan.

Contoh Surat Din

1. Contoh Surat Dinas Terkait Penugasan Karyawan

2. Contoh Surat Dinas Terkait Penelitian