Sonora.ID – Segala sesuatu yang ada di dunia ini pasti memiliki aturan, di manapun kita berada mau itu di rumah, sekolah, tempat umum, begitu juga di kantor atau sebuah perusahaan.

Setiap perusahaan atau organisasi baik yang berskala besar maupun kecil, bahkan di industri apapun perlu memiliki SOP (Standard Operating Procedure).

Standard Operating Procedure (SOP) adalah peraturan atau pedoman yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk semua karyawan dan pimpinan agar dapat melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

SOP juga berfungsi sebagai dasar hukum yang berkaitan dengan hak dan tanggung jawab dari masing-masing pihak.

Misalkan nantinya ada pihak yang melanggar aturan ini, maka hukuman yang akan didapatkan juga sudah tertuang di dalam aturan tersebut.

Baca Juga: Cara Membuat Powerpoint di HP! Beserta Panduan Praktis Mudah Dilakukan

Itulah sebabnya SOP tidak boleh sembarangan dibuat, penyusunan SOP memiliki sederet kriteria dan format yang dijadikan standarisasi.

Contoh SOP perusahaan yang baik harus memiliki tujuh kriteria, antara lain spesifik, lengkap, mudah dipahami, mudah diaplikasikan, mudah dikontrol dan diubah serta mudah diaudit.

Supaya lebih jelas lagi, berikut 7 contoh SOP perusahaan lengkap dengan format dan cara membuatnya.

Cara Membuat SOP Perusahaan

Sebelum melihat contoh SOP perusahaan, mari pelajari terlebih dahulu cara membuat SOP perusahaan berikut ini.

Bentuk Tim

Bentuk tim yang terdiri dari Human Resources Department atau HRD dan pimpinan tiap departemen atau divisi sebagai orang yang paling mengetahui cara kerja.

Selain itu, perusahaan dapat melibatkan ahli atau konsultan dari luar perusahaan.

Pelajari Proses Bisnis Perusahaan

Untuk menciptakan proses kerja dalam bisnis yang seragam, konsisten, dan efisien tim penyusun SOP yang sudah ditunjuk harus mempelajari proses bisnis perusahaan.

Caranya bisa dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga akhir hingga ke tangan konsumen.

Dari pengamatan ini maka akan diperoleh data yang bisa digunakan untuk menyusun SOP, misalnya durasi proses kerja dan lain sebagainya.

Tentukan Sasaran Penerapan

Sebelum Anda membuatnya, tentukan terlebih dulu siapa sasaran pembuatan SOP ini Apakah divisi atau departemen di perusahaan yang memang perlu menggunakan standar operasional prosedur (SOP).

Biasanya SOP ini digunakan untuk karyawan yang bekerja harus sesuai standar, misalnya di suatu restoran, SOP penting dibuat untuk memberikan kualitas yang baik.

Baca Juga: Cara Membuat Email Baru di HP yang Sudah Ada Emailnya, Ternyata Mudah!

Menyusun Alur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir Pendukung

Untuk mempermudah karyawan dalam memahami isi, pihak perusahaan bisa membuat SOP dengan menggunakan flowchart beserta penjelasannya.

Sementara yang dimaksud dengan instruksi kerja adalah penjelasan detail dari alur kerja.

Disertai juga dengan adanya formulir pendukung yang digunakan sebagai arsip untuk menjadi bukti dari kegiatan operasional.

Evaluasi dan Perbaikan Jika Ada Rekonstruksi atau Uji Coba

Setelah SOP berjalan dengan baik, perusahaan bisa melakukan uji coba SOP di setiap divisi untuk mengetahui keberhasilannya dan kemudian dievaluasi.

Dengan melakukan evaluasi secara rutin, pihak perusahaan bisa segera melakukan pergantian contoh SOP perusahaan ketika menemukan poin di dalam SOP yang dirasa sudah tidak relevan lagi.

Membuat Simulasi SOP

Lakukan simulasi atau uji coba membuat SOP dengan hasil perbaikan yang sudah dilakukan sebelumnya.

Ingat, setiap bagian SOP harus sesuai dengan data yang dikumpulkan.

Cek lagi SOP sebelum disetujui pimpinan. Jika masih kurang sesuai dengan praktik dan kondisi sebenarnya, maka SOP harus diperbaiki.

Penetapan SOP

Setelah diuji berkali-kali, SOP akan disahkan oleh pimpinan. SOP kemudian dibagikan ke setiap departemen untuk segera diimplementasikan.

Baca Juga: 5 Contoh Kwitansi Pembayaran dan Cara Membuatnya, Secara Lengkap!

Contoh SOP Perusahaan

1. Contoh SOP Produksi

Judul: Standard Operational Procedure untuk Quality Control

Ruang Lingkup: Pemeriksaan mutu produk

Departemen: Quality Control (QC)

Dokumen Terkait: -

Tanggal Dibuat: 24/ 01/ 2022 

Penanggung jawab: Manager QC

Tujuan: Memeriksa dan memastikan bahwa kualitas produk    telah sesuai dengan standar yang ditentukan.

Prosedur Kerja: 

1. Melakukan pemeriksaan pada produk minimal 3 kali dalam sebulan untuk memastikan bahwa proses produksi telah dilakukan sesuai standar.
2. Menelusuri semua kejadian dalam proses produksi yang tidak sesuai dengan standar yang ditentukan agar mengetahui faktor penyebabnya.
3. Manager Departemen Quality Control secara rutin minimal 2 kali dalam sebulan harus memberikan laporan kepada Kepala Bagian Produksi untuk mendapatkan persetujuan atas penilaian kualitas produksi.
4. Menerima dan melaksanakan umpan balik yang diberikan oleh Kepala Bagian Produksi.

Dibuat: Manager Quality Control 

Diperiksa: Kepala Bagian Produksi

Disetujui: Direktur

2. SOP PT Dino Pocket

Tujuan

1. Perusahaan menyediakan layanan jasa pembuatan website.
2. Menyediakan layanan berupa optimasi website secara profesional dan tepercaya.
3. Menyediakan layanan pembuatan aplikasi berbasis website.
4. Memberikan solusi yang bagus dan kreatif untuk startup atau bisnis yang telah berkembang.
5. Menyediakan layanan pembuatan faktur dan pencatatan biaya.
6. Memberikan solusi yang efisien dan cerdas untuk pengelolaan keuangan usaha.

Prosedur Kerja

1. Karyawan masuk dari Hari Senin Hingga Jumat.
2. Pukul 9:00 semua karyawan sudah harus sampai di kantor.
3. Pukul 12.00-13.00 semua karyawan diperbolehkan untuk istirahat, dan pada Hari Jumat, karyawan diperbolehkan istirahat hingga pukul 13.30.
4. Pukul 18.00, karyawan diperbolehkan pulang, dan bagi yang pekerjaannya belum selesai diperbolehkan untuk lembur.
5. Lembur di atas pukul 19.00 akan dibayar sesuai peraturan perusahaan

3. Standar Operasional Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan

Tujuan               

• Memberi kepuasan pelanggan
• Agar petugas dapat menanggapi keluhan pelanggan dengan baik 

Prosedur Pelaksanaan : 

• Customer service menerima kedatangan atau telepon dari pelanggan harus dengan ramah, sopan, tata bahasa yang baik dan senyum.
• Catat nama pelanggan, nomor pengiriman pelanggan dan apa saja keluhan pelanggan
• Customer service harus bisa memberi solusi cepat bila pelanggan mengeluhkan pelayanan yang diterima
• Bila tidak bisa memberi solusi cepat, jangan tutup kontak dengan pelanggan, segera lakukan koordinasi dengan unit kerja terkait yang dikeluhkan pelanggan, lalu teruskan solusi tersebut ke pelanggan

Baca Juga: Cara Cek NPSN Sekolah dengan Mudah Secara Online di Situs Kemendikbud

4. Contoh SOP Perusahaan Dagang

Tujuan:

• Mempersiapkan layanan jual beli terbaik dan andal.
• Memberikan layanan yang profesional.
• Memberikan solusi yang tepat atas kebutuhan konsumen.

Prosedur Pelaksanaan:

• Karyawan harus tiba di kantor pukul 8.00 pagi.
• Pada jam 8.30 kantor sudah buka dan semua karyawan melakukan tugasnya masing-masing.
• Jam istirahat salat dan makan siang dimulai pada jam 12.00 sampai jam 13.00.
• Pukul 13.05, semua karyawan sudah harus berada di posisi masing-masing untuk melanjutkan pekerjaan.
• Pukul 15.00 melaksanakan salat Asar bagi karyawan yang beragama Islam.
• Pukul 16.30 kantor ditutup, karyawan harus merapikan pekerjaan masing-masing.
• Pukul 17.00 semua karyawan diperbolehkan keluar kantor dan pulang.

5. Contoh SOP Kerja

Judul: Standar Operasional Prosedur Penggunaan Komputer dan Internet

Ruang Lingkup: Pemakaian komputer dan internet untuk karyawan

Tanggal Dibuat: 21/01/2022

Tanggung Jawab: 

1. IT Department. 
2. Spv masing-masing divisi. 
3. Setiap karyawan

Unit Kerja Terlibat: 

1. IT Department.
2. 2. Internal Audit

Prosedur Pelaksanaan: 

1. Setiap karyawan menggunakan komputer dan internet kantor  hanya untuk keperluan kerja dan bukan untuk keperluan lain di luar pekerjaan.
2. Setiap karyawan bertanggung jawab atas komputer inventaris kantor yang masing-masing gunakan.
3. Penyimpanan file di setiap komputer ditata serapi mungkin. Menggunakan nama folder yang jelas.
4. Lakukan scan antivirus secara berkala. Gunakan anti virus yang sudah tersedia
5. Apabila ada kejanggalan ataupun kerusakan selama penggunaan maka segera hubungi IT Department.
6. Jika merasa membutuhkan peningkatan kualitas perangkat, maka lakukan prosedur pengajuan dengan sepengetahuan pihak IT Department

Rekaman: Memo internal ke setiap divisi.

Dibuat: IT Department

Diperiksa:  Kepala Bagian IT

Disetujui: Direktur 

Baca berita update lainnya dari Sonora.id di Google News.

Baca Juga: Cara Membuat Kesimpulan Akurat Sesuai Kaidah yang Baik dan Benar