Ciri-ciri Surat Dinas

Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

• Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga
• Menggunakan nomor surat
• Lampiran dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
• Menggunakan bahasa resmi
• Menggunakan stempel instansi
• Menggunakan format surat tertentu

Jenis Surat Dinas

Berdasarkan sifat keamanan isi surat, surat resmi dibedakan menjadi empat jenis, yaitu:

1. Surat sangat rahasia, yaitu naskah dinas yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.
2. Surat rahasia, yaitu naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
3. Surat terbatas, yaitu surat yang hanya boleh dibaca oleh pejabat-pejabat tertentu atau pihak tertentu yang diputuskan sebagai pihak yang berhak mengetahui.
4. Surat biasa, yaitu surat yang berisi masalah biasa dan dapat diketahui oleh siapa saja. Surat yang termasuk surat biasa seperti undangan, edaran, tugas, pemberitahuan dan sebagainya.

Berdasarkan tujuan dan fungsinya, jenis surat dinas terbagi menjadi:

1. Surat undangan, yaitu surat yang bertujuan mengumpulkan para peserta dalam sebuah kegiatan organisasi.
2. Surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada berbagai pihak yang isinya sama dengan tujuan agar berbagai pihak tersebut mengetahui (memperoleh informasi) yang sama tentang isi surat tersebut.
3. Surat perintah, yaitu surat yang ditujukan untuk seseorang atau unit tertentu dalam organisasi dengan tujuan agar melaksanakan sesuatu yang tertulis dalam surat tersebut
4. Surat instruksi, yaitu surat yang memuat perintah mengerjakan sesuatu dengan disertai petunjuk-petunjuk untuk melaksanakannya. Bedanya dengan surat perintah adalah jika surat instruksi lebih bersifat instruksional sehingga lebih dekat kepada mengajarkan.
5. Surat tugas, yaitu surta yang menugaskan seseorang untuk melakukan suatu aktivitas untuk kepentingan organisasi/lembaga.
6. Surat permohonan, yaitu surat yang bertujuan agar dapat melakukan sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan organisasi atau institusi.
7. Surat perjalanan dinas, yaitu surat yang memuat informasi penugasan kepada seseorang ke lokasi atau wilayah tertentu sebagai perwakilan dari organisasi/lembaga
8. Surat keputusan, yaitu surat yang memuat kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh institusi atau lembaga yang ditulis atau dicetak karena merasa perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan suatu organisasi atau institusi.

Baca Juga: 11 Contoh Surat Pernyataan dan Cara Membuatnya yang Baik dan Benar

Struktur Surat Dinas

Sebuah surat dinas memiliki struktur sebagai berikut:

1. Kepala Surat (Kop Surat), yang terdiri dari:

• Logo Institusi atau perusahaan
• Nama Institusi atau perusahaan
• Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan

2. Nomor Surat