Sonora.ID - Artikel kali ini akan membahas materi tentang pengertian, ciri ciri, jenis dan struktur surat dinas.

Dalam organisasi atau perkantoran, surat menyurat menjadi kegiatan penting yang tak mungkin dilepaskan.

Surat menyurat dapat dilakukan antar bagian dalam organisasi atau kantor maupun ke luar kantor.

Salah satu surat yang digunakan adalah surat dinas atau surat resmi.

Berikut ulasan tentang materinya.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Izin Sakit Sekolah yang Baik dan Benar

Pengertian Surat Dinas

Dalam buku Korespondensi untuk SMK/MAK Kelas X dijelaskan bahwa pengertian surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi hal penting berkenaan administrasi pemerintah yang dibuat oleh lembaga pemerintah.

Penulisan surat dinas sangat terkait oleh adanya peraturan- peraturan pemerintah yang telah ditetapkan atau diputuskan oleh departemen masing masing.

Misalnya, untuk peraturan penulisan surat dinas untuk instansi pemerintah telah ditetapkan dengan Permenpan Tahun 2012 Nomor 80 tentang Pedoman Tata Naskah Instansi Pemerintah.

Ciri-ciri Surat Dinas

Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

• Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga
• Menggunakan nomor surat
• Lampiran dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
• Menggunakan bahasa resmi
• Menggunakan stempel instansi
• Menggunakan format surat tertentu

Jenis Surat Dinas

Berdasarkan sifat keamanan isi surat, surat resmi dibedakan menjadi empat jenis, yaitu:

1. Surat sangat rahasia, yaitu naskah dinas yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.
2. Surat rahasia, yaitu naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
3. Surat terbatas, yaitu surat yang hanya boleh dibaca oleh pejabat-pejabat tertentu atau pihak tertentu yang diputuskan sebagai pihak yang berhak mengetahui.
4. Surat biasa, yaitu surat yang berisi masalah biasa dan dapat diketahui oleh siapa saja. Surat yang termasuk surat biasa seperti undangan, edaran, tugas, pemberitahuan dan sebagainya.

Berdasarkan tujuan dan fungsinya, jenis surat dinas terbagi menjadi:

1. Surat undangan, yaitu surat yang bertujuan mengumpulkan para peserta dalam sebuah kegiatan organisasi.
2. Surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada berbagai pihak yang isinya sama dengan tujuan agar berbagai pihak tersebut mengetahui (memperoleh informasi) yang sama tentang isi surat tersebut.
3. Surat perintah, yaitu surat yang ditujukan untuk seseorang atau unit tertentu dalam organisasi dengan tujuan agar melaksanakan sesuatu yang tertulis dalam surat tersebut
4. Surat instruksi, yaitu surat yang memuat perintah mengerjakan sesuatu dengan disertai petunjuk-petunjuk untuk melaksanakannya. Bedanya dengan surat perintah adalah jika surat instruksi lebih bersifat instruksional sehingga lebih dekat kepada mengajarkan.
5. Surat tugas, yaitu surta yang menugaskan seseorang untuk melakukan suatu aktivitas untuk kepentingan organisasi/lembaga.
6. Surat permohonan, yaitu surat yang bertujuan agar dapat melakukan sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan organisasi atau institusi.
7. Surat perjalanan dinas, yaitu surat yang memuat informasi penugasan kepada seseorang ke lokasi atau wilayah tertentu sebagai perwakilan dari organisasi/lembaga
8. Surat keputusan, yaitu surat yang memuat kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh institusi atau lembaga yang ditulis atau dicetak karena merasa perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan suatu organisasi atau institusi.

Baca Juga: 11 Contoh Surat Pernyataan dan Cara Membuatnya yang Baik dan Benar

Struktur Surat Dinas

Sebuah surat dinas memiliki struktur sebagai berikut:

1. Kepala Surat (Kop Surat), yang terdiri dari:

• Logo Institusi atau perusahaan
• Nama Institusi atau perusahaan
• Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan

2. Nomor Surat

Nomor surat merupakan hal yang harus ditulis dalam surat dinas.

Nomor surat bertujuan untuk memberikan kemudahan untuk mengecek jumlah surat yang dikeluarkan dalam setahun.

3. Tanggal Surat

Surat dinas atau surat resmi harus mencantumkan tanggal surat.

4. Lampiran atau hal

5. Alamat Tujuan

6. Salam Pembuka

7. Isi Surat

8. Salam Penutup

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

10. Tembusan

11. Inisial (Kode Singkatan Nama)

Demikian ulasan tentang surat dinas, mulai dari pengertian, ciri ciri, jenis dan strukturnya. 

Baca berita update lainnya dari Sonora.id di Google News