Sonora.ID - Berikut ini adalah ulasan mengenai 3 contoh surat undangan rapat, lengkap dengan cara membuatnya.

Dalam dunia perkantoran atau institusi, perihal surat-menyurat termasuk hal yang tak krusial.

Pasalnya, segala macam penyebaran informasi, perjanjian, atau undangan yang berkaitan dengan institusi atau kantor bersifat resmi sehingga harus melibatkan dokumen persuratan.

Dalam artikel ini, Sonora.id akan membahas salah satu jenis surat yang tak lepas dari kegiatan perkantoran sehari-hari, yakni surat undangan rapat.

Sebagaimana namanya, surat undangan rapat merupakan dokumen surat yang berisi ajakan terhadap pihak atau institusi tertentu untuk datang ke sebuah acara resmi.

Lantaran sifatnya yang resmi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat undangan.

Cara membuat surat undangan dapat ditempuh dengan memastikan surat memiliki beberapa struktur tertentu.

Beberapa struktur yang dimaksud ialah sebagai berikut:

Baca Juga: 8 Contoh Surat Pribadi, dengan Struktur dan Cara Membuatnya

1. Kop Surat

Kop surat merupakan identitas dari institusi, organisasi, atau perusahaan pengirim surat. Kop merupakan struktur surat yang terletak di pojok atas dan berisikan nama instansi, logo, alamat, serta nomor kontak yang ditata rapi.

Tujuan dari pencantuman kop surat ialah untuk membuat penerima surat mengetahui instansi pengirim surat.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat merujuk pada hari, tanggal, bulan, dan tahun ketika surat tersebut ditulis atau dibuat. 

3. Nomor Surat

Nomor surat adalah struktur surat yang bisa dicantumkan dalam surat undangan resmi, terlenbih bagi instansi atau perusahaan yang membutuhkan arsip.

4. Perihal

Perihal merujuk pada inti pesan yang memudahkan penerima mengetahui isi surat tersebut. 

Baca Juga: Ingin Beasiswa? Inilah 4 Contoh Surat Rekomendasi Beasiswa yang Bisa Anda Buat untuk Syarat Administrasi

5. Nama dan Pihak yang Dituju

Sebagaimana namanya, nama dan pihak yang dituju merujuk pada struktur surat undangan yang berisi nama penerima surat yang harus ditulis lengkap dengan nama instansi, gelar, dan jabatannya yang sesuai.

Bagian ini wajib ditulis secara jelas dan singkat. Selain nama penerima, alamat lengkap penerima umumnya juga dicantumkan di sampul surat.

6. Salam Pembuka

Lantaran resmi, surat undangan harus memuat salam pembuka sebagai bentuk penghormatan terhadap penerima surat.

7. Isi Surat

Dalam konteks surat undangan, isi surat merujuk pada keterangan berisi acara, waktu pelaksanaan, tempat, serta beberapa informasi penting lainnya. Selain itu, sebelum keterangan detail soal acara dicantumkan, bagian yang berisikan ajakan agar penerima surat menghadiri acara yang dimaksud juga termasuk dalam struktur isi surat.

8. Salam Penutup

Sebagai bentuk penghormatan kepada penerima, salam penutup dapat berisi ucapan terima kasih dan salam menurut etika yang baik dalam surat undangan yang bersifat resmi.

Baca Juga: 3 Contoh Surat Referensi Kerja yang Profesioan dan Menunjang Karier!

9. Lampiran

Lampiran merupakan struktur surat yang berisi dokumen untuk memperjelas isi surat secara umum.

Dalam konteks surat undangan, salah satu contoh lampiran yang bisa dicantumkan adalah rundown acara. Namun, sifat lampiran dalam surat tidak wajib.

10. Nama Pengirim, Stempel, dan Tanda Tangan

Setelah salam penutup, sebuah surat undangan harus disertai dengan nama pengirim lengkap dengan gelar atau jabatannya, stempel yang mewakili instansi, serta tanda tangan yang dibubuhkan tepat di atas nama pengirim.

Bagian ini bertujuan untuk membuktikan bahwa surat undangan tersebut memang berasal dari instansi resmi.

Berdasarkan struktur surat undangan sebagaimana di atas, berikut adalah beberapa contoh surat undangan yang bisa diadaptasi oleh pembaca, disesuaikan dengan keperluan.

Contoh Surat Undangan Rapat OSIS

Baca Juga: Ingin Resign? 5 Contoh Surat Pengunduran Diri yang Baik dan Sopan: Jangan Sampai Asal Buat!

Contoh Surat Undangan Rapat Kementrian

Contoh Surat Undangan Rapat RT/RW

Demikian penjelasan mengenai contoh surat undangan rapat dan cara membuatnya sebagaimana di atas. Semoga bermanfaat.

Baca berita update lainnya dari Sonora.id di Google News.

Baca Juga: Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Dinas, Lengkap dengan Contoh